Oui, ce type de tenue des débats est très soutenu et correspond aux accompagnement de projets, avec points d'avancement, bilans, ordres du jour, ...
Il permet de recadrer les choses, et surtout d'informer au mieux les personnes concernées. et par conséquent de gagner par là même du temps.
L'idéal est alors, vu le nombre de débats qui peuvent être mis en place et le nombre de participants visés, de déjà fixer des dates fixes, pour le lancement d'un débat (exemple le lundi quel que soit le sujet) comme pour les points d'avancement, le bilan, etc ...
Et il faudrait aussi déterminer une personne attitrée en charge de recadrer les débats losque nécessaire. Pourquoi pas le conseiller le plus directement concerné par le sujet du débat ? cette même personne pourrait aussi être en charge de communiquer l'état d'avancement et le bilan du débat en question.